Si cada pedido de la tienda online se vuelve a teclear en el programa de gestión, o si de vez en cuando vendes algo que ya no tienes en stock, te falta una integración. Aquí explicamos cómo plantearla bien.
Qué datos hay que sincronizar
- Productos: altas, descripciones, imágenes, variantes.
- Precios y tarifas, incluidas las especiales por cliente si vendes a profesionales.
- Stock disponible, idealmente casi en tiempo real.
- Pedidos: de la tienda al ERP, con su estado de vuelta (preparado, enviado, entregado).
- Clientes y direcciones.
- Facturas: generadas en el ERP y disponibles para el cliente en la tienda.
La regla clave: quién manda en cada dato
El error más común es sincronizar todo en ambas direcciones. Así aparecen duplicados y datos que se pisan. Hay que decidir un «dueño» para cada dato: normalmente el ERP manda en productos, precios y stock, y la tienda manda en los pedidos y en los datos que introduce el cliente. Cada dato fluye en una sola dirección.
Opciones para integrar
Conectores ya hechos
Muchos ERP y plataformas tienen conectores oficiales o de terceros. Son la opción más rápida si cubren tu caso. Revisa bien qué sincronizan, con qué frecuencia y cómo gestionan los errores.
Herramientas de automatización (Make, Zapier, n8n)
Buenas para volúmenes bajos y flujos sencillos. Con muchos pedidos, variantes o reglas de negocio, se vuelven difíciles de mantener y pueden salir caras.
Integración a medida
Cuando hay tarifas por cliente, varios almacenes, packs, marketplaces o un programa de gestión sin conector, una integración a medida es la opción robusta: registra cada operación, reintenta si algo falla y avisa cuando hay un problema. Parte de 399 € para una integración sencilla; con varios almacenes, tarifas o marketplaces el precio sube, y te lo damos cerrado en 24 horas.
Errores comunes
- No prever qué pasa si un sistema está caído: los pedidos deben quedar en cola, no perderse.
- Sincronizar el stock cada varias horas en tiendas con mucho movimiento.
- No tener un registro de qué se ha sincronizado y cuándo, lo que hace imposible investigar un error.
- Olvidar las devoluciones y los pedidos modificados o cancelados.
- Referencias de producto distintas en la tienda y en el ERP sin una tabla de equivalencias.
Si tu programa de gestión no tiene API
Pasa con software antiguo. Aun así suele haber salida: exportaciones programadas, lectura de la base de datos o intercambio de ficheros. Y si al revisar la integración resulta que el programa ya no da más de sí, quizá sea el momento de plantear un ERP a medida.
Más información sobre cómo trabajamos las integraciones entre sistemas.